Noch nicht überarbeitet.

Wir sind dabei, unsere Seiten im Hinblick auf die neuen Rechtsgrundlagen (EU-DSGVO und BayDSG) zu überarbeiten.

Inhaltlich können Sie sich an den meisten Seiten jedoch weiterhin orientieren.

Funktionalität von Groupwaresystemen

Anhand einer Liste der Funktionalitäten Ihres Groupwaresystems, können Sie mit Hilfe dieser Tabelle überprüfen, ob eine Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten der TUM für Ihr System notwendig ist. Enthält Ihr System mindestens eine Funktionalität, für die in der rechten Spalte ein „ja“ hinterlegt ist, ist eine Freigabe erforderlich. Beim Eintrag „Einzelfallprüfung“ wenden Sie sich bitte an Angelika Müller (muellera@tum.de) zur weiteren Klärung.
Sollten Funktionalitäten in dieser Liste fehlen, die Ihr System aufweist, so wenden Sie sich bitte ebenfalls an Angelika Müller.

Funktionalität

Kriterien

Datenschutzfreigabe erforderlich

Mail

 

 

persönliches Postfach ohne Zugriff anderer auf das Postfach

nein

 

gemeinsames Postfach

nein

 

persönliches Postfach mit Weiterleitung

nein

Kontakte

 

 

persönliche Sammlung

nein

 

gemeinsame Sammlung von Adressen

nein

 

globales Adressbuch der TUM

nein

Kalender

 

 

persönliche Terminverwaltung

nein

 

persönliche Terminverwaltung mit automatischer Freigabe für "Team"

nein

 

persönliche Terminverwaltung mit individueller Freigabe für Kollegen

nein

Aufgaben

 

 

persönliche Aufgabenliste ohne Freigabe

nein

 

persönliche Aufgabenliste mit Einblick durch Kollegen/Vorgesetzten

Einzelfallprüfung

 

Verwaltung gemeinsamer Aufgaben mit Verantwortlichen, Status, Terminen,…

Einzelfallprüfung

Notizen

 

Notizbuch

 

nein

gemeinsame Dateiablage/-verwaltung

 

nein

Videokonferenz (diese Funktionalität ist hier im Zusammenhang mit Groupware zu sehen. Systeme, die reine Videokonferenzen, -aufzeichnungen, oder Ähnliches bereitstellen sind separat zu prüfen)

 

 

Mit Aufzeichnung und Archivierung

Ja

Alle anderen Fälle

Einzelfallprüfung

Instant Messaging (ohne Awareness-Bestandteile)

 

nein

Awareness-Bestandteile (z.B. Anwesenheitsstatus)

 

Einzelfallprüfung

Wiki

 

nein, falls keine personenbezogenen Daten im CMS gespeichert/verarbeitet werden

Diskussionsforen

 

Einzelfallprüfung

Ressourcenplanung (nur Objekte, z.B. Räume, technische Ausrüstung, ...)

 

nein

Wissensdatenbank

 

nein

CMS

 

nein, falls keine personenbezogenen Daten im CMS gespeichert/verarbeitet werden

Textverarbeitung in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie)

 

nein

Tabellenkalkulation in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie)

 

nein

Präsentationssoftware in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie)

 

nein