Funktionalität von Groupwaresystemen
Anhand einer Liste der Funktionalitäten Ihres Groupwaresystems, können Sie mit Hilfe dieser Tabelle überprüfen, ob eine Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten der TUM für Ihr System notwendig ist. Enthält Ihr System mindestens eine Funktionalität, für die in der rechten Spalte ein „ja“ hinterlegt ist, ist eine Freigabe erforderlich. Beim Eintrag „Einzelfallprüfung“ wenden Sie sich bitte an Angelika Müller (muellera@tum.de) zur weiteren Klärung.
Sollten Funktionalitäten in dieser Liste fehlen, die Ihr System aufweist, so wenden Sie sich bitte ebenfalls an Angelika Müller.
| Funktionalität | Kriterien | Datenschutzfreigabe erforderlich |
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| persönliches Postfach ohne Zugriff anderer auf das Postfach | nein |
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| gemeinsames Postfach | nein |
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| persönliches Postfach mit Weiterleitung | nein |
| Kontakte |
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| persönliche Sammlung | nein |
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| gemeinsame Sammlung von Adressen | nein |
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| globales Adressbuch der TUM | nein |
| Kalender |
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| persönliche Terminverwaltung | nein |
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| persönliche Terminverwaltung mit automatischer Freigabe für "Team" | nein |
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| persönliche Terminverwaltung mit individueller Freigabe für Kollegen | nein |
| Aufgaben |
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| persönliche Aufgabenliste ohne Freigabe | nein |
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| persönliche Aufgabenliste mit Einblick durch Kollegen/Vorgesetzten | Einzelfallprüfung |
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| Verwaltung gemeinsamer Aufgaben mit Verantwortlichen, Status, Terminen,… | Einzelfallprüfung |
| Notizen |
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| Notizbuch |
| nein |
| gemeinsame Dateiablage/-verwaltung |
| nein |
| Videokonferenz (diese Funktionalität ist hier im Zusammenhang mit Groupware zu sehen. Systeme, die reine Videokonferenzen, -aufzeichnungen, oder Ähnliches bereitstellen sind separat zu prüfen) |
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| Mit Aufzeichnung und Archivierung | Ja | |
| Alle anderen Fälle | Einzelfallprüfung | |
| Instant Messaging (ohne Awareness-Bestandteile) |
| nein |
| Awareness-Bestandteile (z.B. Anwesenheitsstatus) |
| Einzelfallprüfung |
| Wiki |
| nein, falls keine personenbezogenen Daten im CMS gespeichert/verarbeitet werden |
| Diskussionsforen |
| Einzelfallprüfung |
| Ressourcenplanung (nur Objekte, z.B. Räume, technische Ausrüstung, ...) |
| nein |
| Wissensdatenbank |
| nein |
| CMS |
| nein, falls keine personenbezogenen Daten im CMS gespeichert/verarbeitet werden |
| Textverarbeitung in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie) |
| nein |
| Tabellenkalkulation in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie) |
| nein |
| Präsentationssoftware in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie) |
| nein |