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  3. Groupware-Systeme

Funktionalität von Groupwaresystemen

Anhand einer Liste der Funktionalitäten Ihres Groupwaresystems, können Sie mit Hilfe dieser Tabelle überprüfen, ob eine Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten der TUM für Ihr System notwendig ist. Enthält Ihr System mindestens eine Funktionalität, für die in der rechten Spalte ein „ja“ hinterlegt ist, ist eine Freigabe erforderlich. Beim Eintrag „Einzelfallprüfung“ wenden Sie sich bitte an Angelika Müller (muellera(at)tum.de) zur weiteren Klärung.
Sollten Funktionalitäten in dieser Liste fehlen, die Ihr System aufweist, so wenden Sie sich bitte ebenfalls an Angelika Müller.

FunktionalitätKriterienDatenschutzfreigabe erforderlich
Mail  
 persönliches Postfach ohne Zugriff anderer auf das Postfachnein
 gemeinsames Postfachnein
 persönliches Postfach mit Weiterleitungnein
Kontakte  
 persönliche Sammlungnein
 gemeinsame Sammlung von Adressennein
 globales Adressbuch der TUMnein
Kalender  
 persönliche Terminverwaltungnein
 persönliche Terminverwaltung mit automatischer Freigabe für "Team"nein
 persönliche Terminverwaltung mit individueller Freigabe für Kollegennein
Aufgaben  
 persönliche Aufgabenliste ohne Freigabenein
 persönliche Aufgabenliste mit Einblick durch Kollegen/VorgesetztenEinzelfallprüfung
 Verwaltung gemeinsamer Aufgaben mit Verantwortlichen, Status, Terminen,…Einzelfallprüfung
Notizen  
Notizbuch nein
gemeinsame Dateiablage/-verwaltung nein
Videokonferenz (diese Funktionalität ist hier im Zusammenhang mit Groupware zu sehen. Systeme, die reine Videokonferenzen, -aufzeichnungen, oder Ähnliches bereitstellen sind separat zu prüfen)  
Mit Aufzeichnung und ArchivierungJa
Alle anderen FälleEinzelfallprüfung
Instant Messaging (ohne Awareness-Bestandteile) nein
Awareness-Bestandteile (z.B. Anwesenheitsstatus) Einzelfallprüfung
Wiki nein, falls keine personenbezogenen Daten im CMS gespeichert/verarbeitet werden
Diskussionsforen Einzelfallprüfung
Ressourcenplanung (nur Objekte, z.B. Räume, technische Ausrüstung, ...) nein
Wissensdatenbank nein
CMS nein, falls keine personenbezogenen Daten im CMS gespeichert/verarbeitet werden
Textverarbeitung in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie) nein
Tabellenkalkulation in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie) nein
Präsentationssoftware in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie) nein
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Datenschutz-Beauftragter

Dr. Fabian Franzen
beauftragter(at)datenschutz.tum.de

Stellvertretender Datenschutzbeauftragter

Prof. Dr. Uwe Baumgarten
stellv.beauftragter(at)datenschutz.tum.de

Datenschutz-Büro

Doris Holly
sekretariat(at)datenschutz.tum.de
Telefon: +4989289-17052

Briefpost

Technische Universität München
Datenschutzbeauftragter
Dr. Fabian Franzen
Datenschutzbüro
Boltzmannstr. 3
85748 Garching

Datenschutz-Bevollmächtigte der Schools und Einrichtungen

siehe Bevollmächtigte

Referat für Datenschutz

Werner Bleicher
referat(at)datenschutz.tum.de

Salma Atalla

TUM Datenschutz Wiki

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