Umfragen mit Personenbezug
zuletzt geändert am 18.02.2016
Bei Umfragen mit Personenbezug müssen einige Aspekte beachtet werden, auf die im Folgenden eingegangen wird.
Noch nicht überarbeitet.
Wir sind dabei, unsere Seiten im Hinblick auf die neuen Rechtsgrundlagen (EU-DSGVO und BayDSG) zu überarbeiten.
Inhaltlich können Sie sich an den meisten Seiten jedoch weiterhin orientieren.
Für die Lehrevaluation gibt es mit Art. 10 des Bayerischen Hochschulgesetzes eine rechtliche Grundlage für die Erhebung personenbezogener Daten, wenn es bei unseren Hiweisen zusätzliche bzw. abweichende Erläuterungen für die Lehrevaluation gibt, werden diese gesondert gekennzeichnet ausgewiesen.
Datensparsamkeit
Im Sinne der Datensparsamkeit sollte vermieden werden, zu viele personenbezogene Daten zu erheben. Deshalb stehen am Anfang Überlegungen, welche personenbezogenen Daten für den Zweck der Umfrage benötigt werden und in welcher Genauigkeit die Daten erhoben werden müssen. (siehe auch das Altersgruppenbeispiel aus dem Kapitel Anonymität).
Rechtliche Grundlagen
Als öffentliche Einrichtung benötigt die TUM immer eine rechtliche Grundlage für die Erhebung, -verarbeitung und –nutzung von personenbezogenen Daten.
In manchen Fällen, wie z.B. der Lehrevaluation gibt es eine gesetzliche Erlaubnis bzw. sogar einen gesetzlichen Auftrag, Daten zu erheben. Gibt es keine gesetzliche Erlaubnis, so ist ein Einverständnis des Befragten einzuholen. Dies dürfte in vielen Fällen, wie z.B. auch bei projektbezogenen wissenschaftlichen Umfragen der korrekte Weg sein. Ist der Umfrage“gegenstand“ direkt oder indirekt eine Person, so ist auch von diesem eine Einverständniserklärung einzuholen.
Für die Einverständniserklärung ist Voraussetzung, dass die Teilnahme an der Umfrage freiwillig ist. Hierzu gehören zwei wesentliche Punkte:
Positives Einverständnis
Ein Einverständnis muss immer positiv eingeholt werden!
So nicht:
Auch wenn die Option „Ich möchte an dieser Umfrage nicht teilnehmen.“ einen Mehrwert für den Umgang mit den Umfrageergebnissen bringen könnte, so dürfen die Befragten nicht zu dieser Aussage gezwungen werden, indem z.B. so lange Erinnerungen verschicken werden, bis zumindest diese Rückmeldung gegeben wurde.
So auch nicht:
Die folgende Form ist datenschutzrechtlich ebenfalls als zweifelhaft zu betrachten:
So ist es besser:
Die folgende Form ist zu bevorzugen:
Das ist wichtig:
Keine der Optionen darf vorausgewählt sein, der Befragte muss diese aktiv setzen.
Verzicht auf Pflichtfragen
Zur Freiwilligkeit gehört auch, dass Fragen ausgelassen werden dürfen. Ein Verzicht auf Pflichtfragen – so weit möglich – ist anzuraten.
Mehr zur Einwilligung
Weitere Informationen zur Einwilligung inklusive Mustertext finden Sie in unserer Rubrik Unterstützung.
Eine Einwilligung der Befragten ist nicht einzuholen, diese werden anonym befragt.
Eine Einwilligung der Dozierenden ist in der Regel ebenfalls nicht einzuholen, solange keine Datenweitergabe bzw. –veröffentlichung über die gesetzliche Regelung hinaus erfolgen soll.
Datenlöschung
Personenbezogene Daten müssen gelöscht werden, sobald diese nicht mehr benötigt werden. Dies gilt natürlich auch für Umfragen. Wurden z.B. Kontaktdaten für die Versendung von Gewinnen erhoben, sind diese nach dem Gewinnversand zu löschen. Bei wissenschaftlichen Umfragen sollten die Ursprungsdaten auf Grund der guten wissenschaftlichen Praxis 10 Jahre aufbewahrt werden und erst dann gelöscht werden. Gibt es in den sonstigen Fällen keine rechtliche Archivierungspflicht, sind die Daten nach Zweckablauf zu löschen.
Es besteht die Möglichkeit, vor der Löschung der personenbezogenen Daten einen anonymisierten Datenauszug, z.B. für Statistiken, zu erstellen. Diese anonymen Daten dürfen weiter genutzt werden.
Da die Evaluation der Lehre für die Tenure-Evaluierung heran gezogen wird, müssen die Befragungsergebnisse zu diesen Dozierenden bis zum Abschluss des Tenure Verfahrens aufbewahrt werden. Andere Befragungsergebnisse sollten frühestmöglich gelöscht bzw. anonymisiert werden.
Verfahrensfreigabe
Werden personenbezogene Daten automatisiert erhoben, z.B. in einer Online-Umfrage, so besteht die Verpflichtung, eine Verfahrensfreigabe zu beantragen. Weiter Informationen hierzu finden Sie unter Verfahrensfreigabe.
Veröffentlichung von Ergebnissen
Die Ergebnisse wissenschaftlicher Umfragen werden häufig in Artikeln veröffentlicht, die Ergebnisse interner Umfragen beispielsweise an Vorgesetzte weiter gegeben. Bei jeglicher Weitergabe sollte – wenn möglich – der Personenbezug entfernt werden. Dabei ist auch auf die statistische Wiedererkennbarkeit zu achten. Befinden sich in den Personengruppen der Auswertung Gruppen mit weniger als 5 Betroffenen, so muss davon ausgegangen werden, dass die Anonymität nicht gewahrt ist. Derartige Ergebnisse sollten nicht veröffentlicht werden.
Beachten Sie bitte zu Empfängern und Art der weitergegeben Daten die Vorschriften zur Veröffentlichung in Art. 10, Bayerisches Hochschulgesetz.
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