Funktionalität von Groupwaresystemen

Anhand einer Liste der Funktionalitäten Ihres Groupwaresystems, können Sie mit Hilfe dieser Tabelle überprüfen, ob eine Freigabe durch den Datenschutzbeauftragten der TUM für Ihr System notwendig ist. Enthält Ihr System mindestens eine Funktionalität, für die in der rechten Spalte ein „ja“ hinterlegt ist, ist eine Freigabe erforderlich. Beim Eintrag „Einzelfallprüfung“ wenden Sie sich bitte an Angelika Müller (muellera(at)tum.de) zur weiteren Klärung.
Sollten Funktionalitäten in dieser Liste fehlen, die Ihr System aufweist, so wenden Sie sich bitte ebenfalls an Angelika Müller.

Funktionalität	Kriterien	Datenschutzfreigabe erforderlich
Mail
	persönliches Postfach ohne Zugriff anderer auf das Postfach	nein
	gemeinsames Postfach	nein
	persönliches Postfach mit Weiterleitung	nein
Kontakte
	persönliche Sammlung	nein
	gemeinsame Sammlung von Adressen	nein
	globales Adressbuch der TUM	nein
Kalender
	persönliche Terminverwaltung	nein
	persönliche Terminverwaltung mit automatischer Freigabe für "Team"	nein
	persönliche Terminverwaltung mit individueller Freigabe für Kollegen	nein
Aufgaben
	persönliche Aufgabenliste ohne Freigabe	nein
	persönliche Aufgabenliste mit Einblick durch Kollegen/Vorgesetzten	Einzelfallprüfung
	Verwaltung gemeinsamer Aufgaben mit Verantwortlichen, Status, Terminen,…	Einzelfallprüfung
Notizen
Notizbuch		nein
gemeinsame Dateiablage/-verwaltung		nein
Videokonferenz (diese Funktionalität ist hier im Zusammenhang mit Groupware zu sehen. Systeme, die reine Videokonferenzen, -aufzeichnungen, oder Ähnliches bereitstellen sind separat zu prüfen)
	Mit Aufzeichnung und Archivierung	Ja
	Alle anderen Fälle	Einzelfallprüfung
Instant Messaging (ohne Awareness-Bestandteile)		nein
Awareness-Bestandteile (z.B. Anwesenheitsstatus)		Einzelfallprüfung
Wiki		nein, falls keine personenbezogenen Daten im CMS gespeichert/verarbeitet werden
Diskussionsforen		Einzelfallprüfung
Ressourcenplanung (nur Objekte, z.B. Räume, technische Ausrüstung, ...)		nein
Wissensdatenbank		nein
CMS		nein, falls keine personenbezogenen Daten im CMS gespeichert/verarbeitet werden
Textverarbeitung in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie)		nein
Tabellenkalkulation in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie)		nein
Präsentationssoftware in einer Kollaborationsumgebung (d.h. gemeinsames Bearbeiten der Dokumente mit Bearbeitungshistorie)		nein