Der Umgang mit Bewerbungsunterlagen
Täglich werden an der TUM mehrere Stellen ausgeschrieben – von der Hilfskraft bis zur Professur. Und mit jeder Bewerbung erhalten die ausschreibenden Einheiten viele personenbezogene Daten über die BewerberInnen. Wie damit aus der Sicht des Datenschutzes umzugehen ist, erfahren Sie auf dieser Seite.
Bewerbungsweg
Viele Stellenausschreibungen ermöglichen heute den Weg der Einsendung der Unterlagen via E-Mail. Das ist zeitgemäß, spart den BewerberInnen Geld und ist leicht zu verwalten.
Da hier sensible Daten von BewerberInnenn zwar über einen standardisierten aber technisch gesehen unsicheren Weg (E-Mail) versandt werden, muss es die Entscheidung der jeweiligen BewerberInnen sein, die Unterlagen per E-Mail einzusenden. Eröffnen Sie also immer auch die Möglichkeit der postalischen Einsendung ohne dabei den Eindruck zu erwecken, dass ein Nachteil durch die Papierform entsteht.
Vermeiden Sie deshalb Formulierungen wie „Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie ausschließlich/bevorzugt per E-Mail an….“.
Aufbewahrung von Unterlagen
Elektronische Ablage
Sollten Sie Bewerbungen auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk ablegen, z.B. weil Sie Unterlagen einscannen oder die Anlagen einer E-Mail ablegen, sollten Sie auf Zugriffsberechtigungen achten. Beschränken Sie den Zugriff auf den Personenkreis, der an der Auswahlentscheidung bzw. den administrativen Tätigkeiten für das Verfahren beteiligt ist.
Vervielfältigungen
Werden Bewerbungsunterlagen auf Papier vervielfältigt, um sie den am Bewerbungsverfahren Beteiligten zur Verfügung zu stellen, so sollten die Unterlagen nach Abschluss möglichst wieder an die organisatorisch verantwortliche Stelle zurück gegeben werden und dort datenschutzgerecht entsorgt werden (z.B. schreddern). Alternativ sollten die Beteiligten auf die notwendige datenschutzgerechte Entsorgung hingewiesen werden.
Aufbewahrungsfrist, Löschung bzw. Vernichtung
Ist ein Bewerbungsverfahren abgeschlossen, werden die Unterlagen des/der erfolgreichen Bewerbers/Bewerberin an die Personalabteilung bzw. die personalverwaltenden Stellen in Garching und Weihenstephan weiter gereicht. Aber was passiert mit den Unterlagen der abgelehnten BewerberInnen?
Aufbewahrungsdauer: 6 Monat, danach Löschung bzw. Vernichtung
Der Landesdatenschutzbeauftragte gibt hier vor, dass Unterlagen abgelehnten BewerberInnen spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gelöscht bzw. vernichtet werden müssen (siehe auch 25. Tätigkeitsbericht des Landesdatenschutzbeauftragten, Punkt 11.8.2. Aufbewahrung von Bewerbungsunterlagen).
Sie dürfen die Unterlagen aber keinesfalls sofort löschen bzw. vernichten!
Sowohl schriftliche als auch elektronische Unterlagen der übrigen BewerberInnen sollten für sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert bzw. aufgehoben werden, da im Falle der Geltendmachung von Ansprüchen aus dem Allgemeinen Gleichstellungsgesetz (Diskriminierung im Auswahlverfahren) die Unterlagen als Beweismittel im (außer)gerichtlichen Verfahren dienen.
Postalische Unterlagen werden üblicherweise zurück gesandt, ist dies nicht der Fall müssen die Unterlagen datenschutzgerecht entsorgt werden. Aus Effizienzgründen möchten wir Ihnen empfehlen, bereits im Ausschreibungstext darauf hinzuweisen, dass postalisch eingesendete Unterlagen nicht zurückgeschickt sondern datenschutzgerecht vernichtet werden.
Sonderfall Berufungsverfahren
Bitte beachten Sie, dass bei Berufungsverfahren mit der Löschung unterlegener Bewerber nicht bis zum Abschluss des gesamten Verfahrens gewartet werden darf.
Hier gilt es zwei Gruppen zu unterscheiden:
- Bewerber, die in die Berufungsliste aufgenommen wurden:
Diese löschen Sie spätestens 6 Monate nach der Ernennung des neuen Professors. - Bewerber, die nicht in die Berufungsliste aufgenommen wurden:
Diese löschen Sie spätestens 6 Monate nach der Absage.
Bewerberpool nicht ohne Einverständnis
Wollen Sie die Unterlagen länger aufbewahren, um BewerberInnen eventuell später für eine andere Ausschreibung kontaktieren zu können, benötigen Sie hierfür die Einwilligung des/der Betroffenen. Diese sollten Sie schriftlich im Zuge der Absage einholen.
Sonstiges
Ein paar weitere Punkte rund um den Datenschutz in Bewerbungsverfahren wollen wir Ihnen noch mitgeben:
Absage
Immer häufiger kommt es vor, dass abgelehnte BewerberInnen nachfragen, wann ihre Unterlagen gelöscht bzw. vernichtet werden. Bitte nehmen Sie diese Nachfragen ernst, die Betroffenen haben hier das Recht informiert zu werden. Gerne können Sie einen Hinweis zur Löschung/Vernichtung der Daten in Ihre Absage mit aufnehmen, dies ist jedoch nicht verpflichtend.
Unterlagen sicher aufbewahren
Lassen Sie Bewerbungsunterlagen nicht offen auf Ihrem Schreibtisch liegen, üblicherweise haben mehrere Personen Zugang zu Ihrem Büro (KollegInnen, Teamassistenz, Putzkräfte,…).
Gemeinsame Kalender verraten Identität von (internen) Bewerbern
Wenn Sie gemeinsame Kalender nutzen, vermerken Sie Bewerbungsgespräche dort nicht namentlich, gerade bei internen Bewerbungen geben Sie damit die Identität von BewerberInnen preis.